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企業財務健檢:了解公司財務健康狀況,減少支出、提高公司獲利率

在評估財務問題時,有個最重要的思維邏輯,本質問題→行為+運氣=結果。也因此我們有兩個延伸的思考方式,從原因開始推演結果,或者從結果來回推原因,運用這兩種方式來檢視跟設計,一方面從已經發生的事情,去思考問題出在哪邊,或找出能持續有好表現的原因;另一方面如果有想要達成的結果,我們又怎麼從頭開始設計?

 

小定工作室的案例:

小定經營個人工作室,從事個人接案產品訂製,目前遇到的狀況主要有3個:

  1. 考慮需不需要聘用行政會計,來做事務外包,降低行政負擔。
  2. 沒有太多同業,定價不知道合不合理,會不會經營有問題。
  3. 目前有青年創業貸款100萬元,5年期,利息政府負擔,每月還款16,667元,小定擔心借貸來的金錢使用會不會有問題,需不需要再舉債讓事業發展。

 

小定工作室每月成本支出:

表1 :固定成本

項目 固定成本
房租 8,000
水電 2,500
廣告費 2,000
物流費 3,000
營業登記費 2,800
會計師月費 1,500
雜支零用金 1,000
公會月費 150
 
總計 20,950


表2:變動成本

項目 變動成本比率 變動成本
A產品 60% A銷貨收入50,000 x 60%=30,000
B產品 40% B銷貨收入100,000 x 40%=40,000
業務及交通相關支出 5% A、B產品銷貨收入150,000 x 5%= 7,500
 
總計 77,500

 

小定工作室每月收益:

表3:銷貨收入

項目 A產品 B產品
銷貨收入 10x 5000=50,000 5x 20000=100,000
 
總計 150,000

每月淨利和結餘:
淨利(筆者:目前小定工作室沒有稅務問題考量):150,000-77,500-20,950=51,550(元)
貸款支出:16,667/月(元)
結餘:51,550-16,667=34,883(元)

 

小定工作室經營財務分析:

1.考慮需不需要聘用行政會計,來做事務外包,降低行政負擔:

我們來看小定會因為這個決定增加或減少甚麼支出呢?
(1)每月減少會計師月費1,500元。
(2)每月增加薪資支出25,250元。
(3)每月增加勞保支出2,033元〔25,250 × 11.5%(勞保費率) × 70%(雇主負擔比例)〕。
(4)每月增加職災保險支出38元〔25,250 x 0.15%(行業別職災保險費率 x 100%(雇主全額負擔)〕。
(5)每月增加健保支出784元〔25,250 × 5.17%(健保費率) × 60%(雇主負擔比例)〕。
(6)每月負擔勞退提撥支出1,515元(25,250 x 6%)。

項目 增加 減少
會計師月費 1,500
薪資支出 25,250
勞保支出 2,033
職災保險支出 38
健保支出 784
勞退提撥支出 1,515
 
總計增加支出 28,120

小定如果聘請行政會計人員,至少會增加28,120元的支出,而原本工作室每月淨利將由51,550元減掉28,120元=23,430元,若再扣除每月貸款支出16,667元,每月結餘僅剩6,763元。

★小結:
經過與小定討論後,這時如果聘請行政會計,不僅無法增加收益,還大幅增加支出,並且會有閒置的狀況,無法發揮行政會計完整效能,而且執行後會壓縮到自己的生活品質。雖然規模如果擴大會有行政會計的需求,但考量到目前效益,決定在工作室規模尚未擴大前,將某些固定的行政事項以外包方式處理,會計帳務等問題先委託會計師處理,再將發展計畫分三個階段進行:

  1. 評估自己時間運用,提升到自己個人接案的上限。
  2. 再來優先聘請業務人員,再針對收益部分提升。
  3. 當總收益提升到高於聘請行政會計的支出後,再考量行政效益來決定是否進行。

 

2.沒有太多同業,定價不知道合不合理,會不會經營有問題:

其實在上一個問題我們考量的獲利公式是:
公司獲利=(銷售單價-單位變動成本) x 銷售數量-固定成本
51,550=(5,000-3,250) x 10+(20,000-9,000 ) x 5-20,950

接著我們需要先考量公司的損益兩平銷售金額是多少,因為小定銷售的產品有兩種,我們要先計算平均邊際貢獻率,再計算損益兩平銷售金額:

邊際貢獻(銷貨收入-變動成本) ÷ 銷貨收入=平均邊際貢獻率
(150,000-77,500) ) ÷ 150,000=48.33%

固定成本 ÷ 平均邊際貢獻率=損益兩平銷售金額
20,950 ÷ 48.33%=43,348

這表示小定目前至少每月銷貨收入要達43,348元,才不至於虧損。同時我們也會發現,在營運上有5個因素,會影響到獲利提升,我們可以依此思考決策跟定位:

(1)降低固定成本:
固定成本如人事、租金、管理費用、其他固定雜項……等(如表1),即便沒有創造任何收益,這些項目仍必須得支出。依小定的情況,有些固定成本如人事費用採外包形式(筆者:如外包會計師處理帳務或先尋求兼職人員)、工作室承租大小考量是否有必要(筆者:可考慮與人合租或變更承租地點),以此降低固定成本的支出。

(2)降低變動成本:
變動成本是只要銷售必然會產生的成本,像是原料、人工費用等(如表2),如果要降低的話,需要跟供應商爭取,爭取方式通常為大量訂購原物料、提早付款、現金付款、簽訂長期合約……等。但以小定現在個人工作室的型態,不容易與供應商談條件,難以做到降低變動成本。

(3)提高產品售價:
小定的產品是屬於高度客製化的產品,本身毛利率有達到不錯的水準(筆者:A產品40%、B產品60%),若要繼續提升售價,需要提高客戶對小定工作室品牌的「心智佔有率」(筆者:越多人想到某個產品,就想到小定工作室的比例越高,心智佔有率就越高)。但「心智佔有率」的建立初期,需要投入大量的行銷及研發費用,對小定創業不久而言,同時具備貸款壓力,需要謹慎考慮相關支出。

(4)提高銷售產品數量:
越流程自動化的產品(筆者:如中央廚房式),越有機會提高銷售產品數量而增加周轉率,但以小定工作室客製化產品的性質,不太容易從產品線入手,而應考量是否增加產品銷售人員,來提高銷售產品數量。

(5)調整產品銷售策略:
因小定工作室的產品有2種,B產品的毛利率比A產品高,因此可以思考行銷方式跟產品定位需不需要調整,以追求更高的邊際貢獻率,這會影響到行銷及研發的策略。

★小結:
小定工作室目前可以衡量減少支出的方式,主要會是以固定成本著手,但我們也需要考量規模擴大的必要性來做最後決定。提高獲利的方式,為符合高客製化的經營模式,要謹慎思考研發與行銷的費用計算,考量A、B產品的比例規劃,是否要應聘多少位行銷人員,在創業初期,做這些決策時需判斷資金是否可以支應,並以損益兩平銷售金額作為最基礎的判斷考量,短期難以提升定價。

 

3.目前有青年創業貸款100萬元,5年期,利息政府負擔,每月還款16,667元,小定擔心借貸來的金錢使用會不會有問題,需不需要再舉債讓事業發展:

舉債發展事業不見得是壞事,只是我們需要衡量每多一筆債務,公司的風險承受能力就會下降,債務是雙面刃,可能加速發展;也可能加速破產。所以我們需要先關注以下5點來思考舉債相關的決策:

(1)關注利息高低,或是否有特殊優惠或補助。

(2)負債比率達到40%(筆者:總負債 ÷ 總資產的比率)以上需要留意,看是否有不斷難以控制的金流支出,導致財務狀況惡化,及早判斷思考對策。

(3)淨利 ≧ 債務償還支出(筆者:獲利成長的效益評估與債務減少的衡量,同時也考量收益是否跟不上利息增長的速度)。

(4)避免純消費性的舉債,這樣的債務無法帶來收益提升。也需要衡量債務與支出間的平衡,若以短債來支應長期的支出(筆者:例如用信用卡分期的方式,來採買長期需要使用的機器設備),還款壓力可能難以承擔,遇到特殊事件可能會周轉不靈;若以長債支應短期的支出(筆者:例如以提供土地擔保貸款,來支付員工年終獎金),萬一無法提前清償,導致太多閒置資金仍須償付利息,則可能使資金浪費,沒得到更有效益的運用(筆者:口訣-以長支長,以短支短)。

(5)衡量舉債是否對資產累積有特殊效益,有必要及早做出金額投入,來發展長期競爭優勢嗎?因為借來的錢是未來需要償還的,如果要發展有時間性的考量,如品牌、研發、人事、消費習慣、轉換及搜尋成本、規模、專利、政府專案,需要思考使用貸款,會不會讓公司在半路夭折,還等不到具有時間因素的成果顯現。這不只舉債要注意,一般投入成本時也需要關注這些資源分配。

★小結:
小定工作室目前的財務狀況,難以大量資金投入來發展需要時間呈現的決策,只能就產品、營運、人事部分先著手,因為考量資金不足及有創業貸款的因素。但慶幸的是創業貸款的利息不是由自己承擔,運用資金上需要將每月償還金額納入考量,但目前不宜再多增加債務。

 

小定工作室財務3點總結:

  1. 小定目前至少每月銷貨收入要達43,348元,才不至於虧損,這是判斷後續決策(筆者:如定價、行銷)的基礎。
  2. 創業初期且舉債的狀況下,需要選擇性針對產品、營運、人事上選擇性資金投入,來提升獲利及減少支出:
    (1)行政人事費用的固定成本先外包或尋找兼職人員。
    (2)評估自己時間運用,先提升到自己個人接案的上限。
    (3)考量發展規模,評估租賃場地的效益,同時與招聘產品行銷人員一同衡量與成本增加間的效益。
    (4)分析產品的優勢,去設定銷售產品的組合及行銷策略。
  3. 目前不宜再增加債務,而是先穩定經營模式,評估收益提升降低貸款壓力後,再判斷是否增加貸款發展品牌效益,來提升產品售價。